En conmemoración del Bicentenario de la Independencia del Perú y de los doscientos años del Ministerio de Relaciones Exteriores, esta institución ha nombrado a seis trabajadoras como “mujeres del Bicentenario”. Una de ellas es Gaby Villanueva, contadora por la Universidad de Lima.
Gaby es una profesional destacada y ha generado innovaciones que han facilitado las labores en las áreas en las que se ha desempeñado. La Cancillería considera que esto ha contribuido al prestigio de dicho ministerio, donde ella trabaja desde 1985.
¿Cómo te sientes luego de haber sido nombrada una de las mujeres del Bicentenario por el Ministerio de Relaciones Exteriores?
Este reconocimiento ha sido una grata sorpresa para mí, un gran honor y una responsabilidad enorme. Trabajo desde hace treinta y cinco años en este ministerio. Entré cuando era muy joven y me he desempeñado en diferentes áreas, siempre tratando de innovar y de hacer mejoras.
Actualmente, ¿en qué consiste tu trabajo como jefa de la Unidad de Revisión de Cuentas de los Órganos del Servicio Exterior de la Cancillería?
Consiste en revisar todas las cuentas documentadas y las rendiciones de cuenta del dinero entregado a las misiones del Perú en el exterior, que son ciento treinta y siete. Las misiones del Perú en el exterior están formadas por embajadas, representaciones permanentes y consulados. A todas ellas se les otorgan asignaciones para gastos de funcionamiento y gestión, los cuales son aprobados por resoluciones ministeriales y se transfieren a las misiones para que luego rindan cuentas. Estas se remiten a nuestra oficina y nosotros las revisamos basándonos en documentos y un reglamento para la aprobación de las asignaciones de los Órganos del Servicio Exterior. Ese es nuestro marco normativo. Hemos desarrollado un manual de procedimientos internos donde se le indica al personal encargado exactamente qué debe hacer, paso por paso, tratando de promover una estandarización en los procesos.
¿Qué otros puestos has ocupado en estos treinta y cinco años y qué logros has conseguido en este tiempo?
He sido directora de Presupuesto, contadora general, directora de Finanzas, jefa de la Unidad de Asignaciones y Contrataciones, y actualmente jefa de la Unidad de Revisión de Cuentas. Asimismo, en el 2012 recibí la Orden al Mérito del Servicio Diplomático del Perú José Gregorio Paz Soldán, en el grado de Gran Oficial. Es un reconocimiento que me hizo la Cancillería por el trabajo que había desempeñado durante años. Aparte, he sido profesora de los cursos de Revisión de Cuentas en la Academia Diplomática del Perú. Soy la primera servidora administrativa que ha enseñado a funcionarios diplomáticos, todo un honor para mí. También he capacitado al personal administrativo, y cada vez que sale personal al exterior ofrezco capacitación tanto a diplomáticos como administrativos. Estuve a cargo del presupuesto y apoyo administrativo de seis cumbres presidenciales y tres transmisiones de mando. En aquellas oportunidades, mi trabajo era elaborar el presupuesto de todos los gastos que podían requerirse y hacer un seguimiento de la ejecución de gastos y del presupuesto. Se me asignaba como parte de la comisión de administración. Por otro lado, en el departamento de Finanzas, formé parte del equipo de implementación del plan piloto del Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF), el mismo que usa el sector público hasta hoy. Cuando me desempeñé como contadora general, fui parte del equipo de implementación del SAP, un sistema informático contable. Mientras estaba en Miami, fui parte del equipo que desarrolló un sistema para la implementación de los registros de cuentas consulares denominado SAMI. Cuando estuve en la Unidad de Revisión de Cuentas, hace varios años —ahora he reingresado a esta área—, sabíamos que necesitábamos un sistema informático para dejar de trabajar de forma manual, específicamente para el caso de las misiones del Perú en el exterior, con la finalidad de lograr mayor eficiencia y transparencia. Estuve trabajando en el desarrollo de este sistema, pero fui trasladada a otra área y no pude continuar con ese proyecto.
¿Alguna vez has sentido que ser mujer era un impedimento en tu carrera?
No. Me he desempeñado en diferentes lugares de la Cancillería, he acompañado al canciller al Congreso de la República y a otras reuniones de alto nivel, como el Ministerio de Economía y Finanzas, donde nos ha tocado sustentar el presupuesto. En ocasiones, pude notar que no me tomaban importancia, por ser mujer y por ser joven. Pero yo siempre me he esforzado por prepararme, domino los temas en los que trabajo. Por lo tanto, siempre he sabido qué hacer y qué decir. Así he avanzado siempre en mi carrera profesional.
¿Qué cambio tecnológico importante has podido generar?
Cuando regresé de trabajar en la Embajada del Perú en Washington como contadora, solicité a mis jefes que me asignaran un proyecto que se denomina Sistema de Gestión del Servicio Exterior (SGSE), que es un software en cuya implementación hemos trabajado durante dos años y medio, siendo necesario promover la modificación de la normativa respectiva. Hasta el año pasado, el uso del SGSE no era obligatorio, pero a partir del 1 de enero de este año lo es. La gran ventaja que vamos a tener es que las cuentas ya no se remitirán a la Cancillería en físico, todas se registrarán y aprobarán a través del software. Este es un gran cambio que venimos trabajando con el apoyo de las autoridades y de las ciento treinta y siete misiones del Perú en el exterior, que se vienen adaptando al software y a todos los cambios que esto supone. Nosotros, por nuestra parte, estamos aclarando todas las dudas que se presentan. Han sido dos años y medio de implementación del software, periodo de mucho esfuerzo y compromiso de todos y especialmente del equipo que comparte conmigo estas obligaciones, así como de mis jefes. Considero que esta es mi mayor contribución a la institución. Ya es una realidad, luego de casi quince años, ya es un software de uso obligatorio para las misiones. Es una herramienta que tiene mucho futuro y que contribuirá a mejorar la gestión administrativa de las misiones del Perú en el exterior y de la Cancillería. Me encuentro muy satisfecha con esto.
¿Podrías ofrecer un ejemplo sobre cómo este software ha facilitado las labores?
Antes, para elaborar la rendición de una cuenta documentada, una persona tenía que hacer de cinco a siete hojas de cálculo, porque todo se hacía manualmente y la información estaba dispersa. Las misiones reciben dos tipos de asignaciones, algunas son ordinarias (para sus gastos de funcionamiento) y otras son extraordinarias (para gastos que no han sido considerados en el presupuesto inicial). El software nos permite unificar toda la información en el sistema y disponer de los libros contables necesarios, incorpora procedimientos estandarizados y recoge buenas prácticas, promoviendo la eficiencia y transparencia en el proceso de rendición y revisión de cuentas.
¿Cómo se ha debido modificar el trabajo en tu área a partir de la pandemia?
Yo ingresé a esta área en enero del 2020, y a partir del 16 de marzo de ese año me tocó asumir uno de los mayores retos que he tenido que superar durante mi gestión. Nosotros somos veinticuatro personas y no podíamos asistir a la Cancillería presencialmente. El gran problema es que las cuentas se revisan en físico, entonces tuvimos que idear un procedimiento para continuar nuestro trabajo sin exponer al personal a la posibilidad de un contagio. Revisamos qué hacían otros sectores más o menos parecidos al nuestro, revisamos las normas legales y surgió la idea de crear un procedimiento —que fue aprobado por una resolución jefatural— para utilizar las herramientas tecnológicas que teníamos a disposición y entregar las cuentas a domicilio. Así que formamos equipos y construimos nuestra base legal para establecer procedimientos. Utilizamos las herramientas tecnológicas para compartir información y generar todos los informes y reportes que necesitábamos de forma digital, así como el procedimiento y su puesta en marcha. Y hasta el momento lo venimos haciendo de esta manera. Se establecen cronogramas con fechas de entrega y se dividen las misiones de acuerdo con su dificultad de revisión.
¿Qué dificultades por ejemplo?
Algunas misiones rinden sus cuentas en doble moneda, otras en un idioma extranjero, unas son muy voluminosas y otras muy pequeñas, y hay que considerar las diferentes legislaciones aplicables. Entonces para cada misión establecimos un procedimiento y las clasificamos en A, B, C y D, e hicimos una nueva redistribución de misiones para asignar a cada uno de los sectoristas. Todos estos procedimientos se establecieron el año pasado y, gracias a ello, el personal de mi área ha podido seguir revisando cuentas y yo he seguido revisando y aprobando informes. El trabajo del área continuó, pero considerando los menores riesgos para el personal.
¿Qué satisfacciones te ha dado trabajar para el sector público y específicamente en el Ministerio de Relaciones Exteriores?
He tenido muchísimas satisfacciones. He aprendido muchísimo sobre el manejo de la administración pública. Para tener una carrera favorable en el sector público, así como en cualquier otra empresa, es muy importante capacitarse y saber las normas para poder contribuir con el conocimiento de causa, para no inducir a tomar decisiones equivocadas.
Te has preocupado por estar actualizada siempre.
He llevado muchos cursos, sí. Tengo especializaciones en control interno, auditoría gubernamental y gestión pública. Tengo varios diplomados en control gubernamental, en gestión pública. He llevado cursos de certificaciones ISO. Tengo una Maestría en Gerencia Pública, una Especialización en Gestión Pública y Políticas Públicas, una Especialización en Control Gubernamental y Auditoría Gubernamental, y he llevado cursos en el exterior. Además, estudié varios idiomas para entender documentos que no vienen en castellano y, en general, porque me gusta aprender idiomas. Sé inglés, francés e italiano y valoro mucho estos conocimientos, porque saber un idioma no implica solo conocer el vocabulario, sino que te permite conocer un poco de los países donde se hablan esas lenguas, sus costumbres y su cultura. He tratado de mejorar siempre, de conocer y aplicar todo lo aprendido en mi actividad profesional. La Cancillería me ha dado muchas oportunidades de seguir cursos en el exterior e incluso de vivir en el extranjero como parte de tres misiones.
¿En qué lugares del extranjero has trabajado?
He trabajado en el Consulado General del Perú en Los Ángeles, en el Consulado General del Perú en Miami y en la Embajada del Perú en Estados Unidos. Esto me ha dado una visión más amplia de las cosas.
¿Has podido realizar mejoras a partir de lo que has visto en el extranjero?
Mi trabajo siempre se ha basado en observar los procedimientos que se llevan a cabo. Luego he pasado a planificar las mejoras y después a ponerlas en práctica. Finalmente, se revisa todo. Es un ciclo de mejora continua. Cuando estuve en la Embajada observaba los procedimientos y cómo se habían rendido las cuentas. A partir de eso empezamos a generar una serie de simplificaciones en el proceso. Esta experiencia me sirvió para aclarar y ampliar mi visión de lo que debía ser un software para gestionar la rendición y revisión de cuentas de las misiones. Con ese conocimiento contribuí al desarrollo del Sistema de Gestión del Servicio Exterior.
Finalmente, ¿qué valoras de tu etapa como estudiante en la Universidad de Lima?
Yo le doy un gran valor a mi época universitaria. La formación que recibí en la Universidad de Lima fue de primer nivel. Tuve profesores especializados que eran grandes maestros. Siempre recuerdo que nos decían: “Ustedes saldrán al mercado a vender criterio”. Eso es muy importante. Es necesario emplear el criterio y el conocimiento para tomar buenas decisiones y para hacer que nuestros jefes puedan tomarlas también. La Universidad de Lima me dio los mejores cimientos. Mucho de lo que he podido desarrollar en mi labor profesional se lo debo a lo que aprendí en mi alma mater, porque ahí desarrollé criterio profesional, capacidad para el análisis y para la toma de decisiones. Aprendí a recolectar información y procesarla adecuadamente. Los profesionales Ulima somos innovadores. Siempre buscamos la posibilidad de mejorar, de asumir riesgos calculados. A las nuevas generaciones les recomendaría trabajar con lealtad a nuestras instituciones, hacer su mejor esfuerzo y compartir sus conocimientos para que los proyectos continúen aun sin su presencia. La clave del éxito es estar siempre un paso adelante.
