Gustavo Horna es un experto en automatización de procesos. Estudió Ingeniería de Sistemas en la Universidad de Lima y actualmente trabaja como consultor comercial en Webdox, empresa internacional dedicada a la automatización de procesos contractuales. Además, es country manager en BDG, agencia de marketing digital.
El 31 de agosto ofrecerá la charla virtual Transformación Digital en los Procesos Contractuales de los Negocios, como parte de los Miércoles de Ingeniería, a las 19.00 horas. El evento es organizado por la Carrera de Ingeniería de Sistemas de la Facultad de Ingeniería y Arquitectura.
¿Cómo funciona la automatización de procesos contractuales?
En Webdox tenemos una plataforma en la nube, diseñada para automatizar los procesos para gestionar cualquier tipo de contrato y documento. Lo que generalmente hacemos es detectar en los clientes los pain points con respecto a su gestión contractual. Todavía hay muchas empresas que gestionan sus contratos de manera manual. La única herramienta digital que utilizan para tener ese documento en su última versión es el correo electrónico. Se pasan un correo con la versión 1.1 del contrato, este correo regresa con la versión 1.2 y, después de colaborar entre las partes, se obtiene un documento final que es firmado por todos. Muchos no usan la firma electrónica, tienen que hacer una firma manuscrita, escanear el documento y luego guardarlo en algún repositorio en su computadora o en un Drive, pero la información no está centralizada, no es práctico.
¿Qué ofrecen ustedes a cambio?
Nosotros ofrecemos automatizar todo este proceso a través de nuestra plataforma, que es totalmente flexible para poder diseñar cualquier proceso específico de gestión contractual. Webdox facilita las coordinaciones; por ejemplo, entre el área de Gestión Humana y el área Legal o el área de Finanzas. Todas las colaboraciones entre áreas se pueden llevar a cabo mediante la plataforma. El proceso se automatiza completamente al poderse realizar ahí desde el primer paso, que es la redacción del contrato. La plataforma permite, incluso, cargar plantillas de diferentes tipos de contratos y se guarda esta información ingresando un dato, que puede ser el nombre de la persona que se va a contratar, o el salario, o la dirección de correo, etcétera. El usuario elige con qué nombre guardar sus carpetas. Hasta se pueden diseñan alarmas para estar atento a la finalización del contrato y ver si este se renueva o simplemente se termina el contrato.
Todos se pueden conectar y comunicar a través de la plataforma…
Así es. El usuario de Legal, por ejemplo, puede comentar algo, de repente editar, y luego dirá que está conforme. La gerencia de Recursos Humanos también validará la información. Finalmente se puede firmar electrónicamente en Webdox, porque es responsive, lo que significa que se puede ver y modificar desde un teléfono, desde una PC, una tablet y cualquier otro dispositivo. Al final, el documento firmado por las partes queda guardado en el repositorio de la plataforma.
¿Esta plataforma, tal como está desarrollada, puede ser usada por diferentes empresas?
Es correcto. La plataforma es bastante ágil, es un Software as a Service (SaaS). Solamente cobramos por la licencia del usuario, el cliente no tiene que hacer ningún desarrollo. Y si desean integrar a la plataforma otros sistemas, como un ERP o un CRM o un sistema de nómina, lo pueden hacer. Nosotros tenemos aplicaciones que brindamos a nuestros clientes que requieran esa integración.
Por ejemplo, ¿se podrían integrar evaluaciones de los trabajadores y otro tipo de información?
Así es, toda la información que al cliente le ayude a tomar una decisión.
¿Desde cuándo funciona Webdox?
Esta es una empresa chilena con más de diez años de formada. En el Perú, estamos desde hace dos años y cada vez tenemos más clientes. Yo voy a cumplir un año en la compañía, como consultor comercial.
¿Qué haces como consultor comercial?
Cuando el equipo de Preventa hace una calificación e ingresa un prospecto de cliente, lo atiendo yo. Conversamos acerca del proceso, encontramos el pain point, definimos una demo muy especializada, le brindo una solución al cliente, él la aprueba y pasa a un equipo de posventa, que hace la integración, las capacitaciones y se asegura de la puesta en marcha del uso de Webdox.
¿Cuántos clientes tienen en el Perú?
En el Perú tenemos una cartera de más de 20 clientes, como Industrias San Miguel, la embotelladora CBC, el Grupo San Pablo, Grupo EFE, Interseguro, Rimac Seguros, Acurio Restaurantes, Sporting Cristal, etcétera. Y vamos creciendo, porque a los clientes les interesa mucho automatizar sus procesos de gestión de contratos y acuerdos. Pero estamos en 13 países de Latinoamérica, con más de 300 clientes. Tenemos equipos locales de soporte en cada país, nos adaptamos a la idiosincrasia y mercado local. A nivel regional, tenemos grandes empresas como clientes: Coca-Cola, Walmart, Santander, Telefónica, Concha y Toro, L’Oréal, entre otras marcas muy grandes y conocidas.
Este tipo de servicios está creciendo mucho, ¿verdad?
Sí, la tendencia apunta a que las empresas, en vez de desarrollar los suyos propios, utilicen los sistemas de empresas como la nuestra, que implementamos sistemas en las nubes para que las demás compañías puedan usarlos. A nosotros nos pagan únicamente por el uso. Generalmente nuestros contratos son anuales.
Aparte de trabajar en Webdox, eres country manager en BDG. ¿Podrías comentar a qué se dedica esta compañía?
Es una subsidiaria de BDG Buenos Aires, es una agencia que ofrece servicios de marketing digital a clientes en la región. En el Perú tiene dos clientes muy grandes, como Software Enterprise Services, que es una fábrica de software, y Cierres Rey. Yo les ayudo a interactuar con los clientes. Lo que hacemos es diseñar un plan de marketing digital, el cliente lo aprueba y nosotros nos encargamos de gestionar sus redes sociales. Trabajo hace más de dos años ahí, y ya me voy por el tercero.
¿Dónde has trabajado antes?
Antes he trabajado en Yobel, una empresa peruana de supply chain management. Ahí he sido jefe de Procesos Comerciales. Me encargaba de un equipo de ingenieros, con quienes definíamos las mejoras que debían darse en los procesos comerciales, no solamente en el Perú, sino también en la región. En este tiempo no estaba muy difundido el enfoque de Software as a Service, las empresas desarrollaban la mejora que querían conseguir. Nosotros desarrollamos sistemas para automatizar ciertos procesos comerciales para el Perú y la región. Uno de los que desarrollamos fue Visicom, como respuesta a la necesidad de los gerentes de tener visibilidad de todo el pack comercial en toda la región. Necesitaban saber cómo iban las propuestas enviadas a los clientes, la negociación, el cierre y todos los nuevos prospectos que iban llegando a la empresa. Con Visicom, tanto aquí como en Colombia o en cualquier país centroamericano donde Yobel tiene operaciones, era posible ver, en tiempo real, cómo iban los procesos comerciales de cada país y dónde estaban los clientes que se iban acercando al cierre, para ponerles más atención.
Con el avance tecnológico al que hemos llegado, ¿cuál es el papel de los ingenieros de sistemas hoy en día en las diferentes empresas?
Los ingenieros de sistemas, sobre todo los de la Universidad de Lima, nos enfocamos mucho en el análisis de procesos. Tenemos una visión empresarial que nos permite mejorar procesos y automatizarlos con base en los sistemas. Tenemos la visión de aplicar la mejora continua en las áreas en las que trabajamos y en las organizaciones donde laboramos.
¿Qué te pareció estudiar en la Universidad de Lima?
Tengo gratos recuerdos de esa etapa tan bonita, en la que hice muy buenos amigos, que hoy son profesionales exitosos, tanto en el Perú como en el extranjero. Recuerdo que los profesores eran muy cercanos a nosotros, muy buenos, trabajaban en otras empresas y siempre llevaban a las clases casos interesantes de sus propios trabajos. Para mí, fue una época memorable y de enorme aprendizaje.
