El proceso de mejora continua es una etapa del modelo de gestión que utiliza la Universidad de Lima; se enfoca en procesos y se organiza a través de cuatro etapas: la planificación, la ejecución, el control y la mejora. Se trata, pues, de una técnica que va a permitir desarrollar la creatividad, el compromiso y el trabajo en equipo de los trabajadores, en pos de identificar nuevas oportunidades para mejorar el desempeño de sus procesos. Con la intención de celebrar los diversos logros y metas cumplidos dentro de este proceso por diversas áreas de la Universidad de Lima, se llevó a cabo los días 29 y 30 de diciembre el Reconocimiento a la Mejora Continua 2015, en el Auditorio S. Este evento, organizado por la Oficina de Planificación de la Universidad de Lima, destacó los proyectos de mejora concluidos en la Universidad y felicitó a las oficinas que han implementado eficazmente el Programa 5S, con la finalidad de motivar a otros equipos de la comunidad universitaria y fortalecer el proceso de mejora continua en la institución.
De acuerdo con los principios que rigen los procesos de mejora continua como herramienta estratégica de gestión, un aspecto fundamental es el reconocimiento al logro de los colaboradores en cuanto a las propuestas que ellos hacen para las mejoras de sus diferentes servicios o procesos. Presentar las propuestas en público, delante de las autoridades y de sus compañeros de trabajo, representa una experiencia que motiva, que reconoce el significado detrás de estas alternativas de solución para el desarrollo de la institución. Por otro lado, aquellos proyectos que han evidenciado una gran eficacia, en cuanto al desempeño de sus procesos, ameritan tener algún tipo de premiación, a fin de mantener todo este proceso con un buen dinamismo hacia el futuro. Se trata de un reconocimiento que se ha establecido desde el año pasado y hay el deseo de conservarlo por mucho tiempo.
Dos técnicas rumbo a la mejora continua
Este año el reconocimiento a la mejora continua se dividió en dos sesiones, una por cada día. En la primera se brindó un reconocimiento a aquellas unidades, dentro de la Universidad, que han aplicado la técnica del Programa 5S, un mecanismo de mejora continua que consiste en implementar cinco hábitos fundamentales para elevar la productividad y poder utilizar, en forma adecuada, los espacios y recursos de cada almacén, taller o centro donde se implemente. La segunda sesión se concentró en la técnica Kaizen, de origen japonés y de corto plazo. Consiste en aplicar una metodología de siete pasos para poder identificar oportunidades de mejora dentro del proceso o servicio que se quiera mejorar.
La inauguración contó con la presencia del rector de la Universidad de Lima, Óscar Quezada Macchiavello, quien afirmó:
“[Esta actividad involucra] el contacto directo con las bases de la Universidad, con las bases de la pirámide, para que los cimientos de las buenas prácticas calen en la gente, en cada uno de nuestros empleados y profesores; para que desde los detalles aparentemente más mínimos e irrelevantes, las cosas comiencen a funcionar bien”.
Más adelante agregó:
“Clasificar, ordenar, limpiar, estandarizar, disciplinar, disponerse a seguir mejorando son, de alguna manera, los pasos de las 5S que ya todos ustedes conocen. Situar nuestros objetos, acomodar nuestras prácticas laborales cotidianas, ajustarlas a estrategias que generen un ecosistema labora racional garante de condiciones óptimas para lograr eficiencia en los procesos y eficacia en los resultados”.
Finalmente, manifestó:
“Es importante elaborar, una vez más, esta buena práctica de premiar, de reconocer los proyectos de mejora y presentar los equipos de 5S. Espero que estas buenas prácticas cundan en la totalidad de la organización de la Universidad y nos permitan, ya en el horizonte de la acreditación y de la excelencia, lograr cada vez mejores resultados”.
A continuación, Elsie Bonilla Pastor, jefa de la Oficina de Planificación, habló acerca de los antecedentes de la mejora continua en la Universidad de Lima, y en algún momento de su exposición comentó: “Deseamos que la mejora continua forme parte del ADN institucional, necesitamos insertar este proceso como parte de nuestra vida en el día a día, para hacer que nuestra organización crezca e innove constantemente”.
Proyectos y grupos de trabajo
Los proyectos de mejora reconocidos fueron los siguientes:
- Proyecto de mejora para elevar la eficacia en el seguimiento de los alumnos en riesgo académico, de la Carrera de Administración.
- Optimización del procedimiento de atención de solicitudes de verificación académica requeridas por empresas e instituciones, de la Dirección Universitaria de Servicios Académicos y Registro (DUSAR).
- Proyecto de mejora para alinear los proyectos sociales a la formación integral de los alumnos de la Carrera de Psicología, de la Carrera de Psicología.
- Implementación de un procedimiento para la actualización automática de la condición de egresado, a cargo de la DUSAR.
- Proyecto de mejora para incrementar la participación de los investigadores en eventos nacionales e internacionales, del Instituto de Investigación Científica (IDIC).
- Implementación de un canal virtual para la inscripción de postulantes, de la DUSAR.
- Proyecto para mejorar el proceso de enseñanza-aprendizaje de los alumnos admitidos a la Escuela Universitaria de Negocios, a cargo de la Escuela Universitaria de Negocios.
Por su parte, también se celebró la eficiencia y buena organización de los siguientes equipos 5S:
- Servicio de Cómputo y Fotografía, de la Carrera de Comunicación.
- Laboratorio de Química I y Termodinámica, de la Carrera de Ingeniería Industrial.
- Control Patrimonial, de la Dirección Universitaria de Administración y Finanzas (DUAF).
- Imprenta de la Escuela Universitaria de Negocios.
- Almacén General, de la DUAF.
- Imprenta de la Escuela Universitaria de Humanidades.
- Laboratorio de Física, de la Carrera de Ingeniería Industrial.
